Quali dei tuoi compiti passare all'AI
Il motivo per cui la gente si blocca
La domanda "come posso usare l'AI nel mio lavoro?" non ha risposta, ed è per questo che tanti corsi non servono a niente. La domanda che ha risposta è un'altra: quali sono le cose che faccio ogni settimana, e quali di queste hanno certe caratteristiche. Serve un inventario, e l'inventario richiede mezz'ora una volta sola.
L'inventario in mezz'ora
Scrivi di getto tutto quello che hai fatto nelle ultime due settimane di lavoro, senza ordine né pulizia, anche le cose piccole. Poi fatti dire quanto ogni voce è ripetitiva, quanto richiede il tuo giudizio, quanto è facile da verificare: il risultato ti sorprende quasi sempre in due direzioni, una cosa che pensavi delegabile non lo è, e una che non avevi considerato lo è moltissimo.
Ti incollo l'elenco delle cose che ho fatto nelle ultime due settimane di lavoro. È disordinato e va bene così. [incolla la lista, descrivendo i compiti senza nomi di clienti né dati riservati] Per ogni voce dammi un voto da 1 a 5 su quattro cose: quanto è ripetitiva, quanto richiede il mio giudizio personale, quanto è facile accorgersi di un errore, quanto tempo mi prende. Mettile in una tabella ordinata dalla più adatta alla meno adatta a essere affidata a un assistente AI, con una riga di spiegazione per ciascuna. In fondo indicami le tre da cui conviene partire e le tre che è meglio continui a fare io, dicendo perché.
I quattro criteri, se preferisci farlo a mente
Il metodo del pane
L'immagine che ci piace di più è quella del panino. Tu sei le due fette: sopra decidi l'obiettivo, i criteri di riuscita e i limiti; sotto controlli e approvi. Il ripieno, cioè raccogliere, ordinare, scrivere la prima versione, riscrivere, tradurre, confrontare, lo fa l'AI. Più giudizio metti nelle due fette, più ripieno le puoi affidare senza pentirtene. Quando le cose vanno male, quasi sempre è perché mancava una delle due fette, non perché il ripieno era cattivo.
Da dove partire davvero
Da una cosa sola, noiosa, settimanale e senza conseguenze gravi se viene male. La preparazione di un report ricorrente, la prima stesura delle risposte alle domande frequenti, la sistemazione degli appunti. La usi per quattro settimane e misuri il tempo prima e dopo. Quel numero ti serve per due motivi: per decidere se continuare, e per rispondere quando qualcuno ti chiederà se serve davvero.
Voglio affidarti un compito che ripeto ogni settimana e voglio impostarlo bene prima di cominciare. Il compito: [cosa fai, dall'inizio alla fine] Ogni quanto lo faccio: [frequenza] e quanto tempo mi prende: [minuti] Da dove arrivano le informazioni: [dove sono, senza allegare ancora niente di riservato] Com'è fatto un risultato buono: [descrivilo] Cosa non devi fare mai: [i limiti] Prima di partire, fammi le domande che ti servono per non andare a indovinare. Poi scrivi le istruzioni complete che ti ricopierò ogni settimana, e in fondo la lista delle tre cose che devo controllare io prima di usare il risultato.
Le cose che non deleghiamo
Le comunicazioni che pesano davvero a chi le riceve, le valutazioni sulle persone, le decisioni che non sappiamo spiegare. Non per principio: perché sono le uniche in cui il costo di sbagliare è alto e il tempo risparmiato è poco. Su tutto il resto, il dubbio si risolve provando.