Riunioni: prepararle, riassumerle, non subirle

Il lavoro sta prima

Le riunioni brutte quasi sempre sono riunioni non preparate, e la preparazione salta perché costa venti minuti che non hai. Quei venti minuti diventano cinque se qualcuno legge al posto tuo il materiale, ricostruisce cosa era rimasto in sospeso e ti prepara le tre domande da fare. È il tipo di lavoro in cui l'AI è più utile e meno rischiosa, perché il risultato lo controlli tu prima di aprire bocca.

Il prompt per arrivare pronto

"Ho una riunione su [argomento] con [chi, ruolo]. Questo è il materiale: [incolla o allega]. Preparami mezza pagina: qual è la decisione in gioco, quali sono le due o tre posizioni possibili, cosa probabilmente vuole ottenere l'altra parte, e le tre domande più utili che posso fare. Segnala anche cosa non è chiaro nel materiale." L'ultima frase è quella che ti evita di scoprire in riunione che mancava un pezzo.

Gli appunti, senza prendere appunti

Registrare e far trascrivere funziona molto bene e ti restituisce l'attenzione, che è la cosa che perdi davvero quando scrivi mentre ascolti. Le piattaforme di videochiamata hanno la funzione integrata, oppure si registra e si carica dopo. Una sola regola, e non è negoziabile: si dice che si registra e si aspetta che tutti siano d'accordo. Nelle riunioni di lavoro conta anche cosa prevede la tua azienda, che spesso ha una regola scritta.

Il riassunto che serve davvero

Non il verbale di tutto quello che è stato detto, che non legge nessuno: bastano decisioni prese, cose da fare con chi ed entro quando, punti rimasti aperti. Poi rileggilo prima di mandarlo, perché su chi ha detto cosa la trascrizione sbaglia più spesso di quanto pensi, e attribuire un impegno alla persona sbagliata è il modo più veloce per rovinare un buon strumento.

Ti incollo la trascrizione di una riunione di lavoro, registrata con il consenso dei partecipanti.

[incolla la trascrizione, sostituendo i nomi con le iniziali o con il ruolo]

Scrivimi un riassunto di mezza pagina con tre sole parti: decisioni prese, cose da fare con chi le fa ed entro quando, punti rimasti aperti.
Usa le parole della riunione, non riformulare in linguaggio aziendale.
Se non è chiaro chi si è preso un impegno, scrivi "da confermare" invece di attribuirlo a qualcuno.
Alla fine elencami i punti su cui la trascrizione è confusa o incompleta.

Le riunioni a cui non dovresti andare

Ho ricevuto l'invito a una riunione a cui non credo di dover andare.
Argomento e motivo dell'invito: [cosa c'è scritto nell'invito]
Chi la organizza: [ruolo e rapporto con te]
Perché penso di non servire: [il motivo vero]

Scrivimi un messaggio di quattro righe per declinare: ringrazio, dico che non partecipo, chiedo il materiale in anticipo per mandare un commento scritto, chiedo il riassunto delle decisioni dopo.
Tono cordiale e non polemico, senza scuse lunghe.
Fammi anche una versione più cauta da usare se chi organizza è più in alto di me.

Un effetto collaterale piacevole

Chi manda il riassunto con le decisioni entro un'ora dalla riunione diventa, senza dire niente, la persona che tiene il filo. Costa cinque minuti ed è il modo meno faticoso di farsi notare che conosciamo. Con l'avvertenza di sempre: se il riassunto contiene un errore, hai fatto il contrario.