L'AI in una piccola attività: da dove si comincia

Chi ci guadagna di più

Non le aziende grandi, che hanno già uffici per tutto. Chi ci guadagna di più è chi fa cinque mestieri contemporaneamente: chi ha un negozio, uno studio con tre persone, un laboratorio, o lavora da solo. Lì l'AI non sostituisce nessuno, riempie i buchi delle cose che nessuno ha tempo di fare bene: rispondere per iscritto, tenere ordinati i preventivi, scrivere i testi, ricordarsi dei clienti.

I quattro punti da cui partire

Ho una piccola attività di [che cosa fai] e rispondo sempre alle stesse domande.
Queste sono le domande che mi fanno più spesso:

[elencale, anche in disordine]

Per ognuna scrivi una risposta breve nel mio tono: [descrivi come parli ai clienti, per esempio diretto e cordiale, senza tecnicismi].
Dammi tre versioni di ogni risposta: una per WhatsApp di due righe, una per email, una per la pagina delle domande frequenti del sito.
Dove serve un dato che solo io conosco, lascia un segnaposto tra parentesi quadre invece di inventarlo.

Il vantaggio che nessuno racconta

Non è la velocità, è che scrivi le cose che non avresti scritto. Le condizioni chiare nel preventivo, la risposta alla recensione negativa, la mail di richiamo al cliente che non si fa vivo da otto mesi. Non le facevi non perché fossero difficili, ma perché ognuna costava mezz'ora e la mezz'ora non c'era mai. Quando costano cinque minuti, cominci a farle, e il risultato si vede sul fatturato prima che sul tempo.

Aiutami a costruire un modello di preventivo per la mia attività di [che cosa fai].
Il lavoro tipo che preventivo è: [descrivilo in due righe]

Scrivi il modello con queste parti: cosa è compreso, cosa non è compreso, tempi, modalità e scadenze di pagamento, validità dell'offerta, cosa succede se il cliente chiede modifiche in corso d'opera.
Usa un italiano semplice, frasi corte, niente formule legali che non saprei spiegare a voce.
Lascia tra parentesi quadre tutti i prezzi e i dati che devo mettere io: non inventare importi.
Alla fine elencami le tre cose che di solito creano discussioni con i clienti e che questo modello non copre ancora.

Quanto costa mettersi in piedi

Un abbonamento a un assistente conversazionale, sui venti euro al mese, e un pomeriggio per impostare le istruzioni e caricare i tuoi materiali (listino, condizioni, testi che ti rappresentano). Non serve altro per i primi mesi: né consulenti, né corsi, né integrazioni. Diffida di chi ti propone un progetto di trasformazione digitale prima che tu abbia usato la versione base per un mese.

Le regole se hai dei dipendenti

Se altre persone la useranno, bastano due righe scritte: cosa si può mettere in chat e cosa no, e chi controlla prima che qualcosa esca verso un cliente. Non serve un regolamento di dieci pagine, serve qualcosa che tutti abbiano davvero letto. Sui dati dei clienti la responsabilità resta tua anche se l'errore lo fa un altro, e questo vale la pena dirlo a voce.

Nella mia attività siamo [numero] persone e abbiamo cominciato a usare un assistente AI per scrivere e per rispondere ai clienti.
Quello che ci facciamo: [elenca le due o tre cose]

Scrivimi mezza pagina di regole interne, in italiano semplice, che chiunque possa leggere in due minuti: cosa si può scrivere in chat, cosa non ci va mai (dati dei clienti, listini riservati, documenti del personale), chi rilegge prima che un testo esca verso un cliente, cosa fare quando qualcuno si accorge di un errore.
Niente regolamento di dieci pagine e niente linguaggio da circolare.
Alla fine scrivimi le tre righe da dire a voce quando le presento alle persone.

Cosa non delegare mai

Il rapporto con il cliente quando qualcosa è andato storto. Una risposta perfetta e impersonale a un reclamo fa più danni di una risposta sgrammaticata ma tua. Fatti aiutare a preparare cosa dire, poi dillo con la tua faccia e la tua voce: in una piccola attività quella è l'unica cosa che i grandi non possono copiarti.