Cosa puoi mettere in chat se lavori per un'azienda
Prima di incollare un documento
Hai una mail di un cliente da riscrivere o un contratto da capire. Apri una chat personale e incolli tutto: quei dati vengono inviati al servizio, anche se non li usi per addestrare l'AI. L'azienda potrebbe non aver autorizzato quel fornitore o quel tipo di utilizzo. Prima di caricare il documento, la domanda utile è: quale strumento possiamo usare e con quali dati? Le responsabilità dell'azienda e del fornitore non spariscono perché il lavoro lo fa un'AI.
Cosa non incolliamo mai
Cosa si può fare invece
Per una mail difficile basta descrivere il problema con le tue parole, senza copiare la conversazione. Per farti spiegare una formula puoi usare dati inventati in una tabella. Sostituire i nomi dei clienti con Alfa e Beta, invece, può lasciare le persone riconoscibili da altri dettagli: si parla di pseudonimizzazione quando il collegamento alla persona resta possibile, e quei dati restano personali. Anonimizzare vuol dire impedire che si risalga alla persona, anche incrociando le informazioni. E un documento senza dati personali può comunque essere riservato.
Lavoro in [settore] e devo usare un'AI per questo compito: [descrivi il compito]. Il documento che ho davanti è di questo tipo: [per esempio una mail di un cliente, un contratto, un foglio di calcolo] e contiene informazioni di queste categorie: [elencale, senza incollare il contenuto]. Non ti incollo il documento. Voglio prima capire cosa posso condividere. 1. Dimmi quali categorie di informazioni devo togliere prima di incollare qualsiasi cosa, e quali invece servono davvero per il compito. 2. Per ognuna di quelle che servono, proponimi un modo di sostituirla con dati inventati che tengano in piedi il senso. 3. Dimmi quali dettagli restano riconoscibili anche dopo aver tolto i nomi, e da cosa si capisce che un testo non è davvero anonimo. 4. Ricordami che un documento senza dati personali può essere lo stesso riservato, e dimmi cosa conviene chiedere in azienda prima di usarlo.
La versione aziendale è un'altra cosa
Chiedi se esiste un account aziendale autorizzato. I piani business possono prevedere condizioni diverse su addestramento, conservazione e accessi, ma la parola business da sola non autorizza a caricare qualsiasi documento. Conta cosa ha approvato la tua azienda per quel servizio e per quel compito. Se non sai se puoi usare un certo file, descrivi cosa contiene a chi si occupa di sistemi informativi o privacy, prima di allegarlo.
Come si chiede il permesso
Una domanda precisa aiuta chi deve risponderti: quale strumento vuoi usare, per cosa, con che tipo di dati, e cosa devi lasciare fuori. Se non esiste una regola scritta, puoi proporre di chiarire almeno tre cose: strumenti autorizzati, dati ammessi, e chi controlla il risultato prima che arrivi a un cliente.
Aiutami a scrivere un messaggio interno per chiedere il permesso di usare un'AI al lavoro. Lo mando a [chi si occupa di sistemi informativi o privacy, oppure il tuo responsabile]. Vorrei usare [nome dello strumento] per [compito], lavorando con [tipo di dati, descritti per categorie]. Delle regole aziendali so questo: [scrivilo, anche solo che non le conosci]. Scrivimi un messaggio corto, dieci righe al massimo, in italiano piano, che chieda tre cose precise: quale account devo usare, quali informazioni devo lasciare fuori, chi controlla il risultato prima che esca dall'azienda. Niente giri di parole e niente scuse preventive: deve essere una domanda chiara, a cui si può rispondere in due righe.
Se hai già incollato qualcosa
Se hai inviato dati personali o riservati a un servizio non autorizzato, avvisa subito chi in azienda si occupa di privacy o sicurezza. Indica quale servizio hai usato, quando e quali informazioni hai caricato, senza inoltrarle di nuovo a persone che non devono riceverle. Segui le indicazioni per rimuoverle e gestire l'accaduto: cancellare la chat da solo non garantisce che ogni copia venga eliminata. Segnalarlo serve a capire cosa fare, non ad aspettare che il problema si risolva da sé.