Collegare l'AI a posta, calendario e file

Il salto vero

Finché copi e incolli, l'AI lavora su quello che le porti. Quando la colleghi alla posta, al calendario o all'archivio dei file, comincia a lavorare sulle tue cose senza che tu debba spiegargliele. Cambia il tipo di domande che puoi fare: non più "riscrivi questa mail" ma "cosa è rimasto in sospeso con questo cliente negli ultimi due mesi?". È il passaggio che fa dire alla gente che finalmente serve a qualcosa, ed è anche quello che merita più attenzione.

Cosa diventa possibile

Hai accesso alla mia posta e al mio calendario. Fammi il punto su [nome del cliente, del fornitore o del progetto].
Leggi i messaggi e gli appuntamenti degli ultimi [numero] mesi che riguardano questa persona o questo progetto.
Dimmi: cosa è stato deciso, cosa ho promesso io e non ho ancora fatto, cosa ha promesso l'altra parte, cosa è rimasto senza risposta.
Per ogni punto indica la data e l'oggetto del messaggio da cui lo ricavi, così posso controllare in pochi secondi.
Se un punto non risulta chiaro dai messaggi, scrivi 'non risulta' invece di ricostruirlo a intuito.
Non rispondere a nessuno, non archiviare, non spostare e non accettare inviti. Voglio solo il quadro, poi decido io.

La regola dei permessi

Quando colleghi un servizio ti viene chiesto cosa può fare. La regola che usiamo è semplice: leggere sì, scrivere con conferma, cancellare mai. Leggere la posta va bene. Preparare una bozza va bene. Inviare, archiviare, cancellare, spostare file o accettare inviti devono restare azioni che approvi tu, una per una. Non è diffidenza verso l'AI: è che un fraintendimento su una lettura ti costa una risposta inutile, e un fraintendimento su un invio ti costa una figura con un cliente.

Prima di collegare l'account di lavoro

Se l'indirizzo è aziendale, la scelta non è solo tua. Molte aziende hanno una policy sugli strumenti esterni, e collegare la posta a un servizio di terze parti significa che quei messaggi passano da lì. Chiedi prima a chi si occupa di sistemi informativi, e se la risposta è no, non è un capriccio: la responsabilità sui dati dei clienti resta dell'azienda. Con l'indirizzo personale decidi tu, e vale comunque la pena guardare cosa stai concedendo.

Il controllo semestrale

I collegamenti si accumulano e nessuno se li ricorda. Due volte l'anno vale la pena aprire la sezione dei servizi collegati, sia nell'assistente sia nel tuo account Google o Microsoft, e togliere quelli che non usi più. È lo stesso principio delle chiavi di casa: non è che le lasci in giro perché non è mai successo niente.

Sto facendo il controllo dei servizi che ho collegato a te.
Elencami tutti i servizi e gli account a cui hai accesso in questo momento.
Per ciascuno scrivi cosa puoi fare davvero: solo leggere, oppure anche scrivere, inviare, spostare o cancellare.
Metti in cima quelli con cui potresti fare qualcosa di irreversibile senza chiedermelo.
Dimmi anche quali di questi non compaiono mai nelle nostre conversazioni degli ultimi mesi. Se questa informazione non ce l'hai, scrivilo invece di tirare a indovinare.
Non cambiare nessuna impostazione: a togliere i collegamenti ci penso io dal pannello.

Se non ti va, non perdi molto

Collegare non è obbligatorio e non è il passaggio che divide chi sa usare l'AI da chi no. Puoi ottenere quasi tutto anche incollando i testi a mano: è più lento e meno elegante, ma è anche più semplice da controllare. Se il pensiero di dare accesso alla posta ti mette a disagio, quel disagio è un'informazione, non un limite.