Smetti di rispiegare tutto ogni volta
Il segnale che ti serve un progetto
Se ti accorgi di riscrivere ogni volta le stesse tre righe (chi sei, cosa fa la tua azienda, che tono usi), hai finito la fase in cui basta la chat. ChatGPT li chiama Progetti, Claude li chiama Progetti, Gemini li chiama Gem: sono la stessa idea. Una cartella che contiene istruzioni fisse e qualche file, valide per tutte le conversazioni che apri lì dentro. Si crea in cinque minuti e da quel momento non spieghi più niente.
Cosa scrivere nelle istruzioni
Devo scrivere le istruzioni fisse di un progetto in [ChatGPT / Claude / Gemini] e voglio che me le prepari tu. Io sono [ruolo] e mi occupo di [settore e attività principale]. In questo progetto ti chiederò soprattutto [tipo di lavoro: rispondere ai clienti, scrivere i testi del sito, preparare documenti interni]. Qui sotto incollo un testo scritto da me, che rappresenta bene come scrivo di solito: [incolla qui un tuo testo]. Ricava dal testo il mio tono, la lunghezza delle frasi e le parole che uso davvero. Scrivimi poi le istruzioni del progetto in non più di quindici righe, divise in quattro parti: chi sono, come devi scrivere, cosa non devi fare mai, cosa fare quando ti mancano informazioni. Usa frasi brevi e dirette, come se stessi istruendo una persona appena arrivata. Dammi solo il testo da incollare, senza commenti intorno. Se dal mio testo non riesci a capire una regola, chiedimela invece di inventarla.
Quali file metterci
Pochi e stabili. Un documento con le informazioni sulla tua attività, un paio di testi che rappresentano bene il tuo modo di scrivere, un listino, un regolamento interno, le domande frequenti dei clienti. Non ci si mette l'archivio di tutto: più roba carichi, più le risposte diventano generiche, perché deve scegliere cosa guardare. Cinque file buoni battono cinquanta.
Un progetto per lavoro, non uno per tutto
L'errore comune è farne uno solo, chiamarlo Lavoro e riempirlo. Funziona meglio il contrario: uno per ogni cosa che fai spesso e che ha regole diverse. Uno per la corrispondenza con i clienti, uno per i testi del sito, uno per i documenti interni. Tre progetti mirati danno risposte molto più precise di uno enciclopedico, e ci metti lo stesso tempo a crearli.
Aiutami a decidere quanti progetti mi conviene creare, invece di farne uno solo con dentro tutto. Queste sono le cose che chiedo all'AI in una settimana tipo: [elencane cinque o sei, una per riga]. Raggruppale in base a cosa hanno in comune: il tono, chi legge il risultato, il formato che serve, i documenti da avere sotto mano. Proponimi al massimo tre progetti. Per ciascuno dammi il nome, a cosa serve in una riga, quali attività della mia lista ci finiscono dentro e i due o tre file da caricarci. Se due attività hanno regole diverse non unirle per comodità: tienile separate e dimmi perché. Chiudi indicando da quale dei tre partiresti per primo, e cosa ci guadagno.
Cosa succede al costo e alla privacy
I progetti nelle versioni gratuite ci sono ma con limiti sui file, e nelle versioni a pagamento sono una delle ragioni migliori per pagare. Sul fronte dati: quello che carichi resta nel tuo account, ma resta comunque su server di un'azienda terza. Vale la stessa regola di sempre, quella che trovi nella sezione Sicurezza: documenti riservati, dati di clienti e informazioni che l'azienda non farebbe uscire dalla porta non si caricano, nemmeno in un progetto privato.
Come si capisce che sta funzionando
Quando apri una chat nel progetto, scrivi una riga sola e la risposta è già nel tuo tono, senza correzioni. Se non succede, quasi sempre manca l'esempio di scrittura: aggiungilo e riprova. Se succede, hai appena trasformato dieci minuti di spiegazioni al giorno in zero.